電子帳簿保存法令和5年度改正解説と検討の手引き

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コラム

日本文書情報マネジメント協会(JIIMA)からのお知らせ

本コラムは、JBMIA DMS部会の委員が持ち回りで、文書管理等に関する最近の関心ごとについて記載する不定期掲載のコラムです。
本コラムの内容や意見は、全て執筆者の個人的な見解であり、各委員が所属する組織及びDMS部会を代表する見解ではありません。

2024/07/01

デジタルは信じられる?

 デジタル化を進める事が正しいという意見が大半だと思います。私もデジタル化には賛成派で、企業活動の生産性や働く人々の負荷を軽減させ、心の安寧ももたらしてくれると信じてます。ただ、日常生活では別かも知れないので、今日は触れません。デジタルデトックスなんて言葉もありますし、私もスマホから離れたいと思う事もしばしばありますので。

 今日は、デジタル化は企業に多くの利益をもたらしますが、同時にいくつかの課題があるのではないかとのお話です。参考として、デジタル化の効用を以下に示します。

✓効率向上: デジタル化によりプロセスの自動化や効率化が可能になります。例えば、デジタル文書管理システムを使用することで、文書の検索や共有が迅速に行えます。

✓顧客体験の向上: デジタルチャネルを活用した顧客対応やカスタマーサービスの向上が期待できます。

✓データ分析と意思決定: デジタルデータから得られる洞察を活用して戦略的な意思決定を行うことができます。

 以上の様にざっと思いつくだけでも、企業の生産性や創造的な業務への貢献という意味では非常に多くのメリットがあります。一方で、デジタルを利用する上で考慮しなければならない点も多くある気がします。例えば以下のようなものです。

長期保存へのリスク:
 デジタルデータは技術の進歩により旧式化する可能性があります。長期保存を考慮し、データのフォーマットや保存方法を選定する必要があります。
・データの保存媒体(ハードディスク、クラウドストレージなど)も、これ自体寿命があります。データ保存しているから大丈夫だと思っても、、必要な時にデータが開かない、見ることができないなんてこともあります。

●地政学リスク:
 国際的な地政学的状況は企業に影響を及ぼす可能性があります。例えば、政治的不安定や国際紛争が及ぼす影響も考えなくてはいけません。利用しているサービスのデータセンターの場所やクラウドプロバイダーの選定も気にする必要が出てくると思います。

●改ざんリスク:
  デジタルデータは紙よりも改ざんされる可能性があります。改ざんされないような対策やセキュリティにも気を付ける必要があります。

 以上の様に、デジタル化は非常に便利ではありますが、一方でデジタルを支えている技術、媒体も絶対ではない事を理解しておく必要があるという事です。昨今、日常も含めてデジタルを使いこなさなければもはや生きていけない世の中になっており、あることが当然な日常になっているがために、すべてを信頼し疑う事無く過ごしてしまってませんか?
 もちろん、利用する企業、個人が突然来るリスクまで予見しにくい。信頼できないからといって、全てを自前で対応できる企業は稀なので、基本的に提供されるものを利用せざるを得ないのですが、、、デジタルは絶対ではない事を理解し、対応策を準備する。備えておくことが重要になってくると思います。というお話でした。(K.U)

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