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コラム

日本文書情報マネジメント協会(JIIMA)からのお知らせ

本コラムは、JBMIA DMS部会の委員が持ち回りで、文書管理等に関する最近の関心ごとについて記載する不定期掲載のコラムです。
本コラムの内容や意見は、全て執筆者の個人的な見解であり、各委員が所属する組織及びDMS部会を代表する見解ではありません。

2022/09/09

身の廻り、スッキリ!「書類ダイエット」ノススメ その4

みなさん、こんにちは!
「季節はようやく夏から秋へ!」とご挨拶しました投稿から(満を持して?)2年振りに登場のY.Sです。
相変わらずコロナ禍が続いておりますが、お元気にお過ごしでしょうか?
さて、2020年9月に投稿しました「身の廻り、スッキリ!「書類ダイエット」ノススメその3の続きをお送り致します。

犬に蹴とばされウサギにかじられていた、私のプライベート書類。
「これはいかん!」と一念発起して、家庭用スキャナーやPCを駆使しパーソナル用のクラウドサービスに加入して、書類の山を片付け一安心。
しかし、それから月日が流れ、2年経った今はどうか?と申しますと・・・
ご安心下さい(笑)!そのルーティーンは定着して、犬やウサギの被害にも遭わず快適なプライベート空間を死守できております。

しかし!
クラウドストレージのフォルダー内、常に整理整頓に努めているのですが、そのデーターの数と言ったら「半端ない」ことになっていることに、ここ最近になって気が付きました(汗)。
これでは正に、「電子のごみ箱」と言われても反論できない状況!!

そこで改めて一念発起!
この夏休みから「ファイリング・デザイナー検定」の教科書にも記されている「情報のライフサイクル」に則って「発生→伝達→活用→保管→保存」、そして「廃棄」を実践し始めました。
ただ、如何せんプライベートの情報。厳密な「法定保存年限」という規定がありませんので、かなり曖昧ではありますが、最終プロセスである”廃棄”まで意識した「データーの大掃除作戦」を遂行中です!!

「情報をスマートに活用する」という観点からも、この年末までにはきれいさっぱりとした状態にする予定なのでXmasを迎えるころ、その結果をご報告したいと思います。乞うご期待下さい!

末筆ながら、みなさん、どうか御身大切にお過ごし下さいませ!!(Y.S)

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