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コラム

本コラムは、JBMIA DMS部会の委員が持ち回りで、文書管理等に関する最近の関心ごとについて記載する不定期掲載のコラムです。
本コラムの内容や意見は、全て執筆者の個人的な見解であり、各委員が所属する組織及びDMS部会を代表する見解ではありません。

2019/09/26

未来の文書管理

今回は、少し未来の文書管理に関して考えてみました。
これまでの文書管理システムは、利用する人が文書の保存先や保存のルールを意識して文書を登録し、管理者は登録する文書の種類に応じてアクセス権限などを設定する必要があり、利用者も管理者も正しく運用するには少し手間がかかる事がありました。
では、今後の文書管理システムはどうなるでしょうか?
管理者は最初にルールだけシステムに登録します。
利用者は特に保存先など意識せず登録する文書の種類と、誰と共有したいかだけを指定して文書を保存すると、文書管理システムが文書の中身を理解して保存先やルールが自動的に適用され文書が共有される。
共有された文書は種類に応じて閲覧するユーザー毎に印刷を禁止したり、中身の情報を一部マスキングなどして公開される。
探すときも文書管理システムに話しかけたら欲しい情報が手に入る。
そんなシステムがあったら便利ですよね!
最近はAIなどの技術が進んでいて、このような文書管理システムがもうすぐ出てくるかもしれませんよ!?楽しみですね!!

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