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日本文書情報マネジメント協会(JIIMA)からのお知らせ

本コラムは、JBMIA DMS部会の委員が持ち回りで、文書管理等に関する最近の関心ごとについて記載する不定期掲載のコラムです。
本コラムの内容や意見は、全て執筆者の個人的な見解であり、各委員が所属する組織及びDMS部会を代表する見解ではありません。

2024/09/09

思い出の写真と文書管理

 私事で恐縮ですが、少し前に娘の成人式の前撮りを行いました。
前撮りをお願いした写真屋さんは、大手の系列などではなく、地元の写真屋さんです。そして、娘の七五三、入学式、卒業式などの写真をずっとお願いしてきた写真屋さんです。七五三の時は、たくさんの写真の中から珠玉の3枚を選び、写真台紙にしてもらっていました。また、焼き増しをして頂き、じいじ、ばあばに送っていました。

 それから12年たつと、デジタル化の波は地元の写真屋さんにも押し寄せ、撮って頂いた写真は、全てサイトからダウンロードするように変わっていました。写真台紙にしても良いのでしょうが、少しお高いので、我が家ではダウンロードした写真をスマホやタブレットで日々見ています(親ばかです)。

 また、じいじ、ばあば向けに焼き増しもせずに、デジタルデータの共有を行っています。ダウンロードした何十枚という写真ファイルを、慎重にアクセス権設定し、某クラウドサービスで共有(これはこれで心配ではある)しました。じいじ、ばあばに共有すると、それはもう大喜び。スマホにダウンロードして日々眺めているようです。

 ある日、我が家の嫁が七五三の写真を見ながらつぶやきました。
「ねぇ、このデータ、誤って無くなったりしないの?」

 その通りです、デジタルデータなので一瞬で削除されてしまいます。多くの企業では、デジタルドキュメントは、文書管理され、バックアップされているかと思います。弊社でも、文書管理され、バックアップされています。その恩恵を受け、時々共有ファイルが誤って無くなっても(おそらくコピーを誤って移動にしていることが多いと想像されます)、その都度復旧して事なきを得ています。

 一方、我が家は文書管理もしていなければ、もちろんバックアップなども行っていません。家族個人のPCやスマホ以外にNASに保存しているのですが、HDDの寿命は5~10年と言われています。ちゃんとバックアップするなら磁気テープなのでしょうが、読み取りデバイスが10年後も動いているイメージがわきません。それ以来、この貴重なデータが無くならないか心配で心配で、夜も寝られなくなりました(嘘です)。

 結局、色々考え、色々な方に相談し、我が家はフォトブックにして万が一に備えることにしました。画像は多少劣化するかもしれませんが、読み取りデバイスの心配をしなくて良いです。スキャナで読み込めば、デジタルデータに戻すこともできます。

 やっぱり紙は偉大ですね。皆さんは、デジタル化された思い出の写真はどうされていますか?(Y.K)
 

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