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コラム

本コラムは、JBMIA DMS部会の委員が持ち回りで、文書管理等に関する最近の関心ごとについて記載する不定期掲載のコラムです。
本コラムの内容や意見は、全て執筆者の個人的な見解であり、各委員が所属する組織及びDMS部会を代表する見解ではありません。

2020/10/19

文書管理ツールについて

みなさん
こんにちは。肌寒くなってきましたね。ただでさえ新陳代謝が悪く足が冷たくなる私には信じられないのですが、子供が肌寒い中でもふとんを掛けず寝ているのを見て、毎夜子供のすごさに変に感心しています。

どうでもよい話はここまでとして、

組織の管理形態も組織運用にも色々ありますよね。管理面が強い組織と自由闊達な雰囲気が重要な組織とありますよね。あくまでも感覚ですが、現実的なビジネスを手堅くかつ賢く実行するには管理も重要ですね。報告、連絡、相談をきちんと末端まで実施させて、その上で上位層が適確に判断する。新しい事を生み出すような組織は、ある程度裁量を社員に与えて自由なコミュニケーションを大事にして新しい発見を生み出すのを期待します。最近、色々な文書管理ツールを使う様になって、製品によって向き不向きってあるな~と思ってみています。
例えば、共同編集ができる機能を有しているものなどは、全員で書き込んだり、好きな時に編集したりできるので文書を作っている段階ではではすごく楽ですね。ただし、意外に個人フォルダに紐づいているので、人が退職でいなくなったりすると、その人のデータの引継ぎが必要だったりします。もちろん、データの引継ぎはできるのですが、もともと組織を意識して管理していなかったりするので、必要かそうでないかの選別が必要だったり面倒です。
一方、組織管理をメインにしているものもあります。これは個人には引き継ぐものの、組織で決めたフォルダ体系や管理体系に沿って管理できるので、基本的には業務管理上必要な成果物を管理するという意味では優れています。
これだけでなく、選定においては様々な指標があると思いますが、ご自分の業務や用途に合わせて選定されるのが良いと思います。(K.U)

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