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コラム

本コラムは、JBMIA DMS部会の委員が持ち回りで、文書管理等に関する最近の関心ごとについて記載する不定期掲載のコラムです。
本コラムの内容や意見は、全て執筆者の個人的な見解であり、各委員が所属する組織及びDMS部会を代表する見解ではありません。

2020/09/14

求められる“情報共有”

 COVID-19の影響が続く中、ビジネスにおいても、ニューノーマル(新常態)への対応が求められています。具体的にはテレワークの実施、DXの推進、時差出勤、非対面営業、ソーシャルディスタンスの確保などがあげられると思います。私自身はテレワークで業務を行うことがかなり増えていますし、お客様との非対面での打ち合わせなどの機会も多くなっており、今後しばらくはこのような形での業務が継続していくと思われます。
 そんな中、改めて“情報共有”が重要だと感じています。これまでも、紙のファイリングや電子データの管理、改善にあたっては“情報共有”が一つのキーワードになっていました。ざっくりいうと“誰でも必要な情報を探せるようにしましょう。”ということです。しかし、物理的に同じ場所で仕事をしている場合、“情報共有”ができていなくても、知っていると思われる人に“あれどこだっけ?”と聞けばすぐに教えてもらうことができました。
 しかし、メンバーが各々リモートワークで業務を行っている場合、リモートと出社で分かれて業務を行っている場合など、このようなことができなくなります。近しいツールとしてはビジネスチャットを利用して聞くということも考えられますが、相手の状況が見えにくい中、業務を中断させることになり、少しハードルがありますよね。
 ニューノーマル時代の“情報共有”は異動者や新人のメンバーが誰にも聞かずに、誰でも必要な情報を探せる状態でないと業務の効率化や新たなビジネスの創造が難しくなることが想像できます。その前提として、共有すべき情報、保管場所が明確になっていて、メンバーが活用できるということが必要になってきます。
 ニューノーマルの時代になっても増え続ける情報の蓄積・管理を考える時には、このような“情報共有”を目指すことが重要になっていくのではないでしょうか。(K.T)

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