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コラム

本コラムは、JBMIA DMS部会の委員が持ち回りで、文書管理等に関する最近の関心ごとについて記載する不定期掲載のコラムです。
本コラムの内容や意見は、全て執筆者の個人的な見解であり、各委員が所属する組織及びDMS部会を代表する見解ではありません。

2020/05/18

身の廻り、スッキリ!「書類ダイエット」ノススメ その2

みなさん、こんにちは!昨今の新型コロナウィルス拡散の影響で、平日は休業やテレワーク(在宅勤務)など、このゴールデンウイークや土曜日・日曜日は「不要不急の外出は控えて・・・」という政府・行政の呼びかけに応じて、ご自宅にいらっしゃる時間が多くなった方も沢山いらっしゃると思います。私もご多分に漏れず“その一人”なのですが、折角できた時間を有効に使おうと、前回の私のコラム(「身の廻り、スッキリ!「書類ダイエット」ノススメ その1」をご覧下さい)で恥も外聞のなくご説明しました「犬に蹴飛ばされ、ウサギにかじられた書類の山」に決別し、更に一工夫凝らし、快適なプライベートの情報管理(?)に努めています。さて、書類の山をどうやって片付けたか・・・という点ですが、これぞ正に「文書の電子化」です!!みなさんも、お仕事で「紙の電子化」を心掛けていらっしゃると思いますが、そのプライベート版だと思って頂ければ間違いありません。
お仕事の中では「社内文書」「対外文書」「機密書類」etc・・・、事業に必要な大切な紙の情報を電子化して、キレイに的確に保管・保存されていると思います。しかし私の自宅では、その対象となる紙の情報が、「会報」であったり「レシート」であったり、はたまた、旅の記念に残した「スタンプ用紙」や、訪れた史跡のチケットだったりと様々!!
会社と違い、あくまでも「個人」の裁量で煮て食おうが焼いて食おうが、好きにできる代物なので、現物でなければ気が済まないもの以外は、家庭用スキャナーをフル活用して「断捨離」を敢行!その甲斐あって、今は犬に蹴飛ばされることも、そしてウサギにかじられることも無く過ごしております。さて、この家庭用スキャナーをフル活用して作り出された「電子データー」。これをそのままプライベートのパソコンに仕舞うだけでは、パソコンが「電子のごみ箱化」になってしまうだけ!(私の場合は特に・・・)
そこでもう一工夫したところ、私のとっての「データーバンク」となっています。
さぁ、この一工夫のお話しは、また次回、ご説明致します。
末筆ながら、みなさん、どうか御身大切にお過ごし下さいませ!!(Y.S)

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