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コラム

本コラムは、JBMIA DMS部会の委員が持ち回りで、文書管理等に関する最近の関心ごとについて記載する不定期掲載のコラムです。
本コラムの内容や意見は、全て執筆者の個人的な見解であり、各委員が所属する組織及びDMS部会を代表する見解ではありません。

2020/06/01

新しいワークスタイルから見えたこと

 新型コロナウィルスによる外出自粛、皆様どう過ごされているでしょうか?私は在宅勤務をしています。もうかれこれ、1か月近く、会社には行っていないですが、思いのほか仕事はできています。今回、在宅勤務で困ったことについてお話したいと思います。
 まず取引先との領収書や契約書の処理は、紙ベースが多いので、出社が必要なのですが、スキャンした電子データで処理を進め、後から原本を処理するなどで対応し、当座をしのいでいます。また、業務で使うドキュメントは文書管理システムに保管されているので、問題はないのですが、自分がメモしたノートやどこかの会議やセミナーでもらった資料は紙なので、出社しないと参照できないということが発生しました。これについては出社できるまでお預けでした。もう1つの問題は想定外でした。それは業務でコミュニケーションツールとして利用しているSNSやメールなどです。出社時と比べ、明らかに多くなっています。業務の指示、その内容を伝えるもの、結果報告はよいのですが、出社していれば、口頭で済む内容も多く、そのため大事な情報が埋もれてしまうという問題も発生しました。
 すべて電子化すれば、すべて解決と安易に思っていましたが、電子データの量が増えれば、目的の情報(文書)を見つけるのが難しくなる。紙よりかえって効率が落ちるという場合もある。目的の文書を効率的に探し出せる重要性を改めて感じました。この問題をどう解決するかは、またどこかでお話したいと思います。(K.I)
 

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