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コラム

本コラムは、JBMIA DMS部会の委員が持ち回りで、文書管理等に関する最近の関心ごとについて記載する不定期掲載のコラムです。
本コラムの内容や意見は、全て執筆者の個人的な見解であり、各委員が所属する組織及びDMS部会を代表する見解ではありません。

2020/06/15

在宅勤務をやって見えた記録の消失

 新型コロナウィルス対策で在宅勤務がにわかに普及してきましたね。私の部署も本部長以下、ほぼ全員が在宅勤務状態です。在宅勤務でのコミュニケーションでは、電子メールよりも社内SNSやリモート会議が主流になり、日本企業の弊害と思われていた組織と距離の壁は、みごとなまでに取り払われて仕事が行われています。

 この仕事のやり方において最大の効用は、会議の設定が非常に楽になったということではないでしょうか。参加者のスケジュールの空きを確認したら、Web会議の招集スケジュールでブッキングして準備完了。何人が参加しようが問題なし。移動時間を考える必要がなく、前の予定に続けて即会議を開始できます。会議室を奪い合って予約していたのがうそのようです。
 しかし、最近ふと気になったのが、この縦横無尽に行われているWeb会議の全容を把握できる記録はどこにあるのでしょうか。自分が招集されて参加した会議さえ、ひと月後にはなんだか忘れてしまいそうです。これは対面会議であっても同じと言えなくもないですが、Web会議になり頻度がリアル会議時代よりあきらかに増加しているせいかもしれません。
 ただでさえ、議事録を残すという作業は頭と手間を使います。会議頻度が増えると当然、議事録の作成がおろそかになります。おまけに盛んなSNSには記録を一覧で見る機能はありません。SNSで共有したつもりの会議資料もやがて探せなくなる。こんな状態で何らかのアウトプットを成し遂げても、記録に残るはずのノウハウは揮発してしまうのではないでしょうか。

 これを補う方法としては普段から、あの人ならあの分野に詳しいというKnow Whoを気にしておき、その人の発言をウオッチしておくことが重要になってくるのではないでしょうか。幸い、Web会議や社内SNSでは、いままで会話すらしていなかったメンバーと交流する機会が頻繁に発生します。
 そのなかで、キラリと光るNet賢者を見つけたらしめたものです。ネット上でその人の存在に注目しておき、やがてきっかけを見つけて、その人に質問ができる関係になったなら、もう有効な経験データベースを手に入れたようなものです。
 ここで大切なのは、やがていつか自分自身が、人に有益な経験を提供できる賢者になれるように心がけることかもしれません。(T.M.)

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