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コラム

本コラムは、JBMIA DMS部会の委員が持ち回りで、文書管理等に関する最近の関心ごとについて記載する不定期掲載のコラムです。
本コラムの内容や意見は、全て執筆者の個人的な見解であり、各委員が所属する組織及びDMS部会を代表する見解ではありません。

2020/07/20

リモート会議と共有資料について

先の自粛期間中にご自宅からウエブ会議に出ていらした方も多いのではないかと思います。筆者も、会社の業務はさておき、諸団体の打ち合わせや会議のためにヘッドセットやウエブカメラを新調してリモート会議をこなしていました。
しかしながら、こうした会議で使う資料の共有の仕方などについては大いに改善の余地があるように思いました。
まず、字が小さくて見えない。通常の会議では印刷物を配布され、パラパラと眺めたりメモを取ったりすることが出来ますが、ウエブではこれが出来ない。何とかPCやiPadを補助的に使って、手元で資料を拡大してページを追ったりして対応しましたが、慣れないせいか上手くゆかず、つくづく「紙は便利だなあ」と感じました。
また打ち合わせの資料としてグループで作成するものなどは、顔を突き合わせて取り組めば一瞬で出来上がるようなものも、たたき台を用意して皆に配り、コメントを入れたり修正案を加えたりして徐々に固めて行くことになり、こうした作業はなかなかに「疲れる」ものだと感じました。時に気乗りがしないでいると取り残されますので大変でした。
6月に入って、出勤が可能になってからもウエブ会議のご案内を頂くことが続いていますが、資料のやり取りで埒があきそうにないときには「そちらに行きます。会いましょう」と言ってリアルな会議をし、目の前で完結させることで久しぶりにスッキリいたしました。(N.C)

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