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コラム

日本文書情報マネジメント協会(JIIMA)からのお知らせ

本コラムは、JBMIA DMS部会の委員が持ち回りで、文書管理等に関する最近の関心ごとについて記載する不定期掲載のコラムです。
本コラムの内容や意見は、全て執筆者の個人的な見解であり、各委員が所属する組織及びDMS部会を代表する見解ではありません。

2020/11/09

ワーケーション実践

前回のコラムで、温泉とリモートワーク=ワーケーションについて書いてみました。その後ワーケーションはテレビで取り上げられることも増え、今では旅館のみでなく観覧車の中で働くことも出来るプランも出てきたようで驚きです。私の勤務先でも制度が変わりワーケーションが一部可能となっていたようで、出張が再開されたタイミングで制度を確認してみました。
この規則・規程類は曲者で、必要な時は急ぐけども普段は全く見ないので特に改訂の履歴や最新版を探そうと思うと悩みがちです。改訂履歴を含め所定の保存箱に上がっていれば良いのですが(それでも迷うんですけども)、メールでしか来ないだとか、追加改定は気ままにクラウド上のリンク送付やファイル直接送付が混在していたり…。
旧来の社内の紙を前提とし発展してきた文書運用ルールがクラウドも含めたツール・保管場所の多様化に追いつけていないようにも感じます。海外の事例では、保管場所が複数となっても横断検索させるアプローチも増えています。
証拠性が必要な文書は今までのように組織管理が必要でしょうが、加えて今後一層のデジタル化により文書に限らず様々なデータが産まれ、その活用がテーマになる中では利活用へのアプローチの重要性が改めて高まってきますね。後から検索が出来る仕掛けがキーだと思っていますが、今後各社の取り組みを楽しみに追いかけていきたいと思います。
今回のワーケーションの例では、無事正しい情報にたどり着くことができ、出張+週末ステイを実施してみました。なんだかんだ電話や会議が多く、日中はさほど通常と変わらずでしたが、定時で切り上げるモチベーションは一層高まり。気分転換は達成できました。(K.S)

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