製造業-鉄鋼分野

１．研究開発用資料、クレーム処理資料の管理

■業種(業界)の課題

�@	研究開発部門などでは機密文書が多い。
�A	研究開発用資料の中には半永久的に保管しなければまらない情報や、必要時にすぐに検索できなければ機会損失につながるような情報も少なくない。
�B	技術関連資料のバインダーが大量にキャビネットに保管されているという状況を改善したい。

■システム構築上のポイント

�@	大量文書の保管スベースをできるだけ削減、節約する。
�A	異なる担当者から、異なるタイミングで配付される5種類の資料収集を容易に行えるようにする。
�B	社内各部署からの問い合わせに迅速に対応する。

■導入後のシステムフロー

■キーワード体系またはファイル形式

文書番号 文書名 所有者名 登録日		…標準
材質 鋳造年月日 客先番号		…その他

■メリット、今後の課題

�@	6段キャビネット6本分の資料を光ファイリングすることにより、スペースを節約することができた。
�A	従来､一製品に対し5種類の文書があり､製品の情報をすべて見ようとすると5つのキャビネットから出さねばならなかったが､今では光ファイルの前の操作で全て見れるようになった。
�B	関連部署の問い合わせに迅速に対応できるようになった。

■対応業務、業種
技術､特許､製品保全、品質保証などの部門
研究、企画、開発などの部門

２．保全技術情報管理システム

■業種(業界)の課題

�@	多くの部門での発生情報をリアルタイムで皆が活用するには、業務の流れや情報保管等のルールづくりを行わないと難しい。
�A	特にこの職場では各人が個人ノウハウで業務を遂行し、技術情報の蓄積や後任者へのノウハウの移行が困難な状況。
�B	特に製品の保全情報は外部から送られてくる文書､画像情報などが多くパソコン(ワークステーション)から入力したデータ情報といかに結び付け、体系化しファイリングするかが改善の鍵。

■システム構築上のポイント
プロジェクトチームが、以下のステップを踏みながら､システム利用の意識付けの啓蒙活動も行った。

�@	紙ファイル(バインタ類)の形式で、情報の分類、体系化を行った。
�A	文書保管ルりレの設定を行い、業務の見直しなども抜本的に行った。
�B	LANの構築を行う。システムの特長として、ファイルサーバーと検索サーバー機能を持つファイルセンターを2ケ所設置。そこに光ディスク30枚のオートチェンジャー方式の光ファイルを設置。端末はワークステーションその他、イメージス キャナ、プリンタで構成。

（以上のステップをシステム構築の前提として徹底した。）

■導入後のシステムフロー

■キーワード体系またはファイル形式
大分類として以下が挙げられる。(このシステム全体の分類であり、光ファイル情報のためのキーワードだけではない)

設備管理一般、図面、文献、図書、取り扱い説明書･カタログ､予算､法的届け出・管理､労務、庶務

■メリット、今後の課題

�@	画像という情報形態を意識することなく、保管、利用が可能になった。
�A	資料検索、作成時間が短縮し、作業能率が向上した。
�B	業務ローテーションが容易になった。
�C	人材早期戦略化､多能工化が可能となった。
�D	業務の流れ、組織体系の設定､見直しなどが、システム化によるルール設定により、効果的に行われるようになった。

■対応業務、業種
パソコン上のアプリケーションで加工する業務全般。

３．光ファイルによる材料化学成分表の管理

■業種(業界)の課題

�@	部品材料である鋼材を加工するこの業界では、その材料の組成を管理する大量の化学成分表がある。
�A	化学成分表は鋼材と一緒に入荷先から出荷先へとついて回るもので、それらを入荷と同時に紛失せず保管し、出荷と同時に取り出して完成部品とともに出荷しないと、納期が遅れてしまう。
�B	物品等と書類･帳票の流れを合わせる必要のある部門ではそれらを迅速に保管、検索できるシステムが必要。

■システム構築上のポイント

�@	資料保管スペースを節約する。
�A	従来の文書キャビネットでのファイリングの仕方、分類法を変えず､誰もがすぐ使えるようにする。
�B	取引先からの問い合わせにすぐ対応するようにする。
�C	スピーディな入力、保管や検索ができるようにする。

■導入後のシステムフロー

■キーワード体系またはファイル形式

番号	キ一名
１	材料番号
２	鋼材番号

 
■メリット、今後の課題

�@	事務所スペースに余裕ができた。
�A	元のキャビネットに戻すというめんどうな作業が減り、残業時間が削減できた。
�B	材料成分表をすばやく検索し､取引先からの問い合わせにすばやく対応できるようになった。
�C	成分表の紛失がなくなった。
�D	将来はこの光ファイルシステムを生産工程を管理するシステムとつなげ、そのシステムから直接検索可能にする。

■対応業務、業種
物流･購買部門、運送業、
デパート、スーパー､その他店舗、卸売業など