製造業-化学医療品分野

１．特許情報

■業務(業種)の課題

�@	約21万頁ある特許情報を毎月１回更新作業を行っていましたが検索の手順が大変。
�A	年間１〜２万枚発生する特許情報の保管場所確保が必要。
�B	出願から公開までかなりの日数がかかリ、管理が大変である上、登録までに７年ぐらいかかリ特許の有効期限(12年)まで保管する必要があった。
�C	情報量の増加に伴い、管理負荷が増えて、他の部署からの問い合わせにも時間がかかり、すぐに回答ができない状態。
�D	また、特許情報に加えて研究者による月次報告書(１ヶ月問の研究、実験、結果報告書)が年々増加の傾向にあり、集中管理保存する必要があった。

■システム構築上のポイント

�@	情報管理室のデータを試験入力するなどして１年間を費やし、使いやすさに重点をおき、比較検討。 例えば、漢字入力のしやすさ(キーワード入力のしやすさ、検索のしやすさなど)という点では｢特殊な化学用語が多く、一般の辞書ファイルにない言葉を頻繁に使用する｣ことから、登録作業にもっとも、時間と労力がかかることを考えた。
�A	セキュリティの関係から印刷履歴が取れることを条件とした。

■導入後のシステムフロー
(特許情報検索)

�@	抄録番号で検索ができます。
�A	出願年、技術分類、出願数等のキ一ワードでダイレクトに文書一覧を表示。
�B	必要な文書を指定参照･印刷･更新。
�C	キーワードに関連抄録番号を登録しておき、関連の文献もまとめて検索できる。

■キーワード体系(パターン)

(特許情報検索)	(技術情報検索)
文書名一抄録番号	登録番号
所有者名	部門名
登録日	文書分類
フリーキーワード	技術分類　製品分類

■メリット

�@	経験がなくても誰でも簡単に検索ができる。
�A	ファイルを一々取り出す必要がなくなった。
�B	検索時間が速く、作業効率が上がった。
�C	定期的に進捗状況のチェックが簡単にできる。
�D	スペースセーピングができる。
�E	パスワードをかけることにより、データ管理が簡単にできるようになった。
�F	今までの特許情報はマイクロフィルムに入っていたが検索に時間がかかることで評判がよくなかったが、電子ファイル化で簡単で高速に検索できる上、大切な研究情報の汚損･破損･紛失の心配がなくなった。

２．新薬の市販後のPMS調査報告書検索

■業務(業種)の課題

�@	新たに製造承認が得られた新薬は市販後６年間に約1万例の症例を集め、実際臨床に適用された新薬の安全性と有効性について得られたデータを統計解析して､厚生省に再審査申請する義務がある。症例を集める方法としてとして、調査票を作成し、全国病院の臨床担当医師に調査対象の新薬を投与した患者の臨床経過、安全性、有効性等について記載してもらい､集計データを統計解析し､厚生省に提出(以上を新薬の市販後のPMS調査という)。
�A	調査の実施に際しては多種多様な調査票の作成が必要であり、得られた｢生データ｣は広範多岐にわ 　たる内容となる。
�B	病院薬局や臨床医師からの医漠情報の問い合わせについて、速やかに対応するために調査結果検索の 　システム化が必要。

■システム構築上のポイント

�@	問い合わせを迅速に対応するためにはデータペース化か必要になりましたが、調査票に記載されている項目をすべてインプットするには工数的に困難であり、細部を知るためには調査原本に戻る必要がある。原本をそのつど閲覧していたのでは原本の破損紛失の恐れがあり､省スペース化と検索の効率化を図ることも必要。
�A	重要な｢生データ｣は調査開始より最長で11年間保存が必要。また必要な時に即座に検索できるよう、より多くの端末(パソコン等)で検索できることも必要。

■導入後のシステムフロー

■キーワード体系(パターン)

�@	整理番号
�A	ＰＭＳ調査票 適応症 調査研究会 調査目的 　一高齢者､成人、小児、併用薬等
(その他)　厚生省通達書類　社内書類

■メリット

�@	経験がなくても誰でも簡単に検索ができる。
�A	ファイルを一々取り出す必要がなくなった。
�B	検索時間が速く、作業効率が上がった。
�C	スペ一スセービングができる。

３．保安管理システム

■業務(業種)の問題点

�@	保安情報が各部門でばらばらに重複管理がされていた。
�A	必要な情報を探し出すのに大変時間がかかっていた。
�B	ファイルした人でないと情報を探し出せなかった。
�C	他部署からの保安情報の検索依頼に迅速に対応できなかった。
�D	管理する文書量が多いため､せっかく収集した情報も３年以上前のものは廃棄していた。

■システム構築上のポイント
各部門にある検索端末で、ホストのデータベースから必要なデータを検索し、そのデータの記載されて
いる｢書類番号｣を元にファイリングサーバからイメージ情報を検索し、各部署のＦＡＸに出力できるよ
うにした。

■導入後のシステムフロー

■キーワード体系
書類番号(ホストコンピュータのＤＢから検索)

■メリット

�@	欲しい情報の高速検索。
�A	情報の一元管理による無駄な書類の削減。
�B	検索の操作性の簡易化。
�C	貴重な文書の破損･紛失の防止。

■対応業務
保安管理システム(化学医療)